ответственного секретаря редакции (.doc, 90КБ)
I. Общие положения
- Ответственный секретарь редакции относится к категории руководителей.
- Ответственный секретарь редакции должен знать:
- 2.1. Законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати.
- 2.2. Специфику информационной работы.
- 2.3. Основы газетно-журнального производства.
- 2.4. Основы авторского права.
- 2.5. Порядок заключения авторских договоров.
- 2.6. Методы подготовки материалов в печать.
- 2.7. Методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий.
- 2.9. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
- 2.10. Основы организации труда и управления.
- 2.11. Основы трудового законодательства.
- 2.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- На время отсутствия редактора по выпуску (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Ответственный секретарь редакции:
- Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.
- Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
- Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
- Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
- Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
- Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
- Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
- Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.
- Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
- Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.
- Организует профессиональную учебу редакционного персонала.
III. Права
Ответственный секретарь редакции имеет право:
- Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
- Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.
IV. Ответственность
Ответственный секретарь несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция ответственного секретаря
I. Общие положения
1. Ответственный секретарь редакции относится к категории руководителей.
2. На должность специалиста по сертификации назначается лицо, имеющее | ||
| профессиональное образование по специальности | |
(высшее; среднее) |
|
|
| стаж работы не менее | |
(«Журналистика», «Полиграфия», др.) |
| |
|
| |
(3 лет; 4 лет; пр.) |
| |
3. Ответственный секретарь редакции должен знать:
3.1. Законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати.
3.2. Специфику информационной работы.
3.3. Основы газетно-журнального производства.
3.4. Основы авторского права.
3.5. Порядок заключения авторских договоров.
3.6. Методы подготовки материалов в печать.
3.7. Методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий.
3.8. Стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала).
3.9. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
3.10. Основы организации труда и управления.
3.11. Основы трудового законодательства.
3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность ответственного секретаря редакции и освобождение от должности производится руководителем организации по представлению | |
|
|
5. Ответственный секретарь редакции подчиняется непосредственно |
|
6. На время отсутствия редактора по выпуску (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Ответственный секретарь редакции:
1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.
2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
3. Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
4. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
5. Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
6. Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
7. Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
8. Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.
9. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
10. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.
11. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.
III. Права
Ответственный секретарь редакции имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3. Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.
IV. Ответственность
Ответственный секретарь несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
1. Ответственный секретарь редакции относится к категории руководителей.
|
2. На должность специалиста по сертификации назначается лицо, имеющее |
||
|
профессиональное образование по специальности |
||
|
(высшее; среднее) |
||
|
стаж работы не менее |
||
|
(«Журналистика», «Полиграфия», др.) |
||
|
(3 лет; 4 лет; пр.) |
||
3. Ответственный секретарь редакции должен знать:
3.1. Законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати.
3.2. Специфику информационной работы.
3.3. Основы газетно-журнального производства.
3.4. Основы авторского права.
3.5. Порядок заключения авторских договоров.
3.6. Методы подготовки материалов в печать.
3.7. Методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий.
3.8. Стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала).
3.9. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
3.10. Основы организации труда и управления.
3.11. Основы трудового законодательства.
3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
|
4. Назначение на должность ответственного секретаря редакции и освобождение от должности производится руководителем организации по представлению |
|
|
5. Ответственный секретарь редакции подчиняется непосредственно |
6. На время отсутствия редактора по выпуску (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Ответственный секретарь редакции:
1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.
2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
3. Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
4. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
5. Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
6. Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
7. Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
8. Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.
9. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
10. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.
11. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.
III. Права
Ответственный секретарь редакции имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3. Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.
IV. Ответственность
Ответственный секретарь несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Ответственный секретарь редакции | HR-Life.ru
Должностная инструкция ответственного секретаря редакции
I. Общие положения
1. Ответственный секретарь редакции относится к категории руководителей.
3. Ответственный секретарь редакции должен знать:
3.1. Законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати.
3.2. Специфику информационной работы.
3.3. Основы газетно-журнального производства.
3.4. Основы авторского права.
3.5. Порядок заключения авторских договоров.
3.6. Методы подготовки материалов в печать.
3.7. Методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий.
3.8. Стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала).
3.9. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
3.10. Основы организации труда и управления.
3.11. Основы трудового законодательства.
3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
6. На время отсутствия редактора по выпуску (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Ответственный секретарь редакции:
1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.
2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
3. Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
4. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
5. Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
6. Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
7. Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
8. Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.
9. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
10. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.
11. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.
III. Права
Ответственный секретарь редакции имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3. Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.
IV. Ответственность
Ответственный секретарь несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Вернуться к списку должностных инструкций →
Постоянный адрес материала: http://www.hr-life.ru/blanks/job-descriptions/694
Секретариат редакции осуществляет оперативное руководство газетой. В его обязанности входит:
· планирование работы редакции;
· выпуск номера газеты;
· руководство работой собкоров;
· руководство работой спецкоров;
· руководство работой техническими службами редакции;
· организация творческой работы отделов, координация их деятельности.
Секретариат не случайно называют “штабом” редакции: сюда сходятся все нити в ходе планирования и выпуска номера газеты, контроля за работой творческих подразделений. Здесь макетируются и оперативно формируются полосы издания, вносятся изменения по ходу выпуска газеты. В секретариате, как нигде в редакции, концентрируются все виды журналистской деятельности. Ответственный секретарь, его заместители (в крупных газетах) являются самыми опытными журналистами. Они отлично владеют литературным редактированием, техникой верстки и оформления газеты, знанием газетной полиграфии, всем процессом подготовки и выпуска номера. Чем крупнее газета (большой объем, частая периодичность), тем больше сотрудников работают в секретариате. Каждый заместитель ответственного секретаря выполняет свой круг обязанностей. Один наблюдает за проведением газетных кампаний, за работой группы выпуска газеты, за планирование текущих номеров. Второй ведет недельное планирование, подготовку специальных полос, подборок, руководит отделом проверки, корректорской, другими редакционными службами. Еще несколько заместителей поочередно дежурят по номеру.
В небольшой, районной газете ответственный секретарь самостоятельно выполняет весь объем функций секретариата – редактирует и макетирует материалы, руководит процессом выпуска номера.
Под непосредственным руководством секретариата осуществляются все виды редакционного планирования, начиная от долгосрочного и заканчивая планом номера газеты, контролируется качество текстовых материалов, сроки их подготовки. Секретариат фактически руководит отделом иллюстраций, заказывая фотокорреспондентам оперативную съемку, отбирая фотографии и другие иллюстрации на газетные полосы. Он же следит за графиком верстки полос, выпуска номера. В его ведении находятся все технические службы редакции – машинописное бюро (компьютерный центр), корректорская, бюро проверки, справочная библиотека, архив. Кроме того, секретариат руководит творческой работой в редакции – созывает творческие совещания, которые являются формой учебы и обмена опытом, организует творческие отчеты отдельных журналистов за определенный период их деятельности, проводит творческие конкурсы среди сотрудников – на лучший очерк, репортаж. От степени эффективности организации работы секретариата, без сомнения, зависит и эффективность работы всей редакции.
I. Общие положения
1. Ответственный секретарь редакции относится к категории руководителей.
2. На должность ответственного секретаря редакции назначается лицо, имеющее
(высшее; среднее)
профессиональное образование по специальности
(“Журналистика”, “Полиграфия”, др.)
стаж работы не менее
(3 лет; 4 лет; пр.)
3. Ответственный секретарь редакции должен знать:
3.1. Законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати.
3.2. Специфику информационной работы.
3.3. Основы газетно-журнального производства.
3.4. Основы авторского права.
3.5. Порядок заключения авторских договоров.
3.6. Методы подготовки материалов в печать.
3.7. Методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий.
3.8. Стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала).
3.9. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
3.10. Основы организации труда и управления.
3.11. Основы трудового законодательства.
3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3.13. __________________________________________
4. Назначение на должность ответственного секретаря редакции и освобождение от должности производится руководителем организации по представлению __________________________________________________
5. Ответственный секретарь редакции подчиняется непосредственно _______________________________________
6. На время отсутствия редактора по выпуску (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
7. _______________________________________________
II. Должностные обязанности
Ответственный секретарь редакции:
1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.
2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
3. Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
4. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
5. Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
6. Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
7. Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
8. Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.
9. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
10. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.
11. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.
12. ____________________________________________________
III. Права
Ответственный секретарь редакции имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3. Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.
4. _______________________________________________________
IV. Ответственность
Ответственный секретарь несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. _____________________________________________________
I. Общие положения
1. Ответственный секретарь редакции относится к категории руководителей.
3. Ответственный секретарь редакции должен знать:
3.1. Законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати.
3.2. Специфику информационной работы.
3.3. Основы газетно-журнального производства.
3.4. Основы авторского права.
3.5. Порядок заключения авторских договоров.
3.6. Методы подготовки материалов в печать.
3.7. Методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий.
3.8. Стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала).
3.9. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
3.10. Основы организации труда и управления.
3.11. Основы трудового законодательства.
3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
6. На время отсутствия редактора по выпуску (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Ответственный секретарь редакции:
1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.
2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
3. Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
4. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
5. Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
6. Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
7. Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
8. Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.
9. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
10. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.
11. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.
III. Права
Ответственный секретарь редакции имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3. Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.
IV. Ответственность
Ответственный секретарь несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Секретарь: описание работы | TARGETjobs
Административная роль иногда может стать путем к профессии, особенно в области СМИ или маркетинга.
Что делает секретарь или администратор? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки
Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, заботясь об административных и организационных задачах, которые обеспечивают ее функционирование. Названия должностей «администратор» и «секретарь» могут использоваться взаимозаменяемо для описания одной и той же роли, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем личного помощника или исполнительного помощника.
Типичные обязанности работы включают в себя:
- отвечать на звонки, принимать сообщения и обрабатывать корреспонденцию
- ведение дневников и организация встреч
- набор, подготовка и сопоставление отчетов
- подача
- организация и обслуживание собраний (составление повесток дня и ведение протокола)
- управление базами данных
- приоритетных рабочих нагрузок
- внедрение новых процедур и административных систем
- поддержание связи с соответствующими организациями и клиентами
- координационных почтовых рассылок и аналогичных рекламных задач
- регистрация или обработка счетов или расходов
- действует как администратор и / или встречает и приветствует клиентов
- , если старше, набор, обучение и контроль младшего персонала.
Административная или секретарская роль иногда может быть выходом в другую профессию, особенно в области СМИ или маркетинга; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают выполнять административную роль и «прокладывают себе путь». Аналогичным образом, студенты и выпускники университетов часто выполняют кратковременную временную работу в качестве администратора или секретаря через кадровое агентство во время каникул или после выпуска. Этот вид офисного опыта может быть активом в резюме.
Тем не менее, если вы хотите специализироваться на административной роли, карьерный рост может происходить благодаря занятию более высоких административных должностей; что именно это будет отличаться в зависимости от организации. В некоторых вы можете стать старшим администратором или руководителем группы; в других — личный или исполнительный помощник; еще больше, офис-менеджер. Также не секрет, что секретариат и административный персонал специализируются на работе в организациях в определенных секторах: например, фармацевтика или юриспруденция.
Типичные работодатели секретарей и администраторов
Огромный круг организаций в государственном и частном секторах нанимают секретарей и администраторов.
Рабочие места обычно можно найти на досках объявлений о вакансиях, непосредственно через веб-сайты работодателя, через агентства по подбору персонала, а также в печатных и онлайн-версиях местных и национальных газет.
Требуется квалификация и обучение
Формальные академические квалификации не всегда необходимы, хотя некоторые работодатели требуют, чтобы вы были обучены по GCSE / стандартам или A level / более высоким уровням.Небольшое меньшинство может попросить степень, и в этом случае может быть полезна степень по английскому языку, бизнесу, IT или информатике.
Большинство работодателей требуют, чтобы соискатели имели опыт работы в офисе или административном органе; Соответствующий опыт может быть получен путем привлечения через кадровые агентства. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе.
Некоторые организации просят дать возможность набирать определенное количество слов в минуту или иметь опыт аудиотипирования; однако стенография больше не запрашивается как стандартная.Диапазон или секретарские курсы обучения доступны онлайн или через колледжи дальнейшего образования.
Ключевые навыки для секретарей
- Хорошие навыки общения, обслуживания клиентов и построения отношений
- Навыки командной работы
- Навыки организации и управления временем
- Внимание к деталям
- навыки ведения переговоров
- Напористость
- Гибкость
- Такт, усмотрение и дипломатия
- Способность проявлять инициативу и использовать свою инициативу: видеть, что нужно делать, и делать это
- Возможность использовать стандартные пакеты программного обеспечения (например, Microsoft Office) и изучать заказные пакеты при необходимости.
Обязанности и обязанности секретаря
Согласно исследованиям, проведенным различными рекрутинговыми агентствами, профессия секретаря относится к числу тех, которые связаны с наибольшим количеством чрезмерных часов и необходимостью адаптироваться к графику работы руководства. Сегодня мы узнаем всю информацию об обязанностях секретаря и полное описание работы!
Изображение: pixabay.com
Источник: UGC
Кто такой секретарь?
Этот термин происходит от латинского «секрета», так называемых прокси в Древнем Риме.И тогда, и позже (при королевских дворах) это были исключительно мужчины, которым иногда удавалось очень умно добраться до власти.
Первыми секретарями можно считать клерков и летописцев — они записывали королевские указы и приказы, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря значительно расширились, и сегодня они могут выполнять различные функции. Таким образом, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, в результате чего появилась профессия помощника секретаря, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Секретарь называется верным помощником и правой рукой вождя и по уважительной причине. В обязанности секретаря генерального директора входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Секретарь топ-менеджера занимается подготовкой и оформлением деловых бумаг и документов, помогает директору в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность помощника секретаря также можно считать представительной, так как она является лицом компании.Она приветствует гостей, отвечает на звонки и письма. Такая работа требует высокой концентрации, общения и организации. По этой причине профессия секретаря может предложить большие перспективы — в будущем. Специалист может стать офис-менеджером, а затем одним из директоров или топ-менеджеров.
Читайте также: Каковы основные причины конфликтов на рабочем месте?
Должность ответственного секретаря необходима практически каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей.Это могут быть как крупные предприятия, так и организации малого бизнеса.
Как стать секретарем
Изображение: pixabay.com
Источник: UGC
Это может быть любое высшее образование, которое прошло курсы секретарей или ассистентов или проходило обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к специальности соискателя, но подчеркивают, что соискатель обладает необходимыми личными качествами и может выполнять свои обязанности на должном уровне.
Обязанности секретаря
Изображение: pixabay.com
Источник: UGC
Это общие функции секретаря:
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административной деятельности генерального директора.
- Принимает входящую корреспонденцию для рассмотрения Генеральным директором, передает ее в соответствии с принятым решением структурным подразделениям или конкретному подрядчику для использования в процессе работы или подготовки ответов.
- Принимает документы и личные заявления для подписи генерального директора.
- Отвечает на телефонные звонки, записывает и передает служебную информацию генеральному директору, организует телефонные разговоры генеральному директору.
- По поручению генерального директора пишет письма, запросы, другие документы.
- Выполняет работу по подготовке заседаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени и месте проведения заседания, повестке дня, их регистрации), ведет и составляет график проведения конференций и совещаний.
- Осуществляет контроль за выполнением работниками предприятия выпущенных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения руководящих указаний и указаний генерального директора.
- Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми организационными технологиями, канцелярскими товарами, создает условия, способствующие практической работе генерального директора.
- Организует прием посетителей, способствует эффективности рассмотрения запросов и предложений сотрудников.
- Форм-кейс в соответствии с утвержденной номенклатурой обеспечивает их сохранность и вовремя доставляет их в архив.
- В обязанности секретаря компании входит также организация командировок генерального директора: заказ авиа и ж / д билетов, бронирование гостиниц.
Ответственность основного секретаря
Изображение: pixabay.com
Источник: UGC
Ответственность секретаря:
- За невыполнение или опоздание на рабочем месте
- Небрежное выполнение своих обязанностей
- За несоблюдение действующих инструкций , приказы и инструкции по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации
- За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и пожарной безопасности
Заключение:
Обязанности секретаря в офисной банке отличаются в определенных случаях.Хотя секретарь всегда должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым. Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. Умение слушать и слышать и очень важные качества.
Читайте также: Новая минимальная заработная плата в Нигерии 2019
.
Как быть эффективным секретарем | Работа
Хотя название «секретарь» сокращается в пользу «административного помощника», эти две должности выполняют многие из одинаковых функций. Чтобы продвинуться в организации, секретарь должен хорошо разбираться в ее способности помогать своему боссу и проявлять инициативу, а не реагировать на выполнение своих обязанностей. Чем больше обязанностей помощника по административным вопросам она может объединить со своими традиционными секретарскими обязанностями, тем лучше она сможет реализовать свой потенциал.Эффективный секретарь предвидит потребности своего работодателя.
Секретарь
Секретарь традиционно ведет переписку и регистрацию, отвечает на звонки и координирует график работы начальника. Некоторые секретари не назначены одному руководителю; они работают в секретарском пуле, где работают на группу руководителей компаний.
Административный помощник
Административный помощник, как правило, выполняет больше обязанностей, чем секретарь, в том числе проекты, которые его босс может дать ей, требующие некоторой инициативы.Например, в небольшой компании владелец может попросить своего помощника получить предложения о планах медицинского страхования компании, прежде чем представить их ему для окончательного рассмотрения и принятия решения. У помощника могут быть постоянные обязанности, такие как подготовка ежемесячного финансового отчета или сбор и составление отчетов для СМИ, имеющих отношение к бизнесу компании.
Обязанности
Типичные секретарские обязанности включают в себя: диктовку и запись заседаний или протоколов, ввод корреспонденции, управление системой регистрации, копирование, отправку факсов, ответы и телефонные звонки, назначение встреч, управление календарем босса и приготовление обеда, авиалинии и Бронирование гостиниц.В зависимости от должностной инструкции секретарь может также выполнять различные личные задачи, такие как заказ цветов, приготовление и подача кофе, покупка подарка супруге босса, взятие и вывоз химчистки или бронирование ужина. Эти последние задачи отпали в пользу рабочей силы и уже не так распространены, как раньше.
Навыки
Требования к секретарскому положению включают в себя навыки точного набора текста, простое использование электронных таблиц, знание проприетарного или специального программного обеспечения, необходимого для работы, хорошие навыки управления временем, умение хорошо работать с представителями общественности, поддержание конфиденциальности, организован и пунктуален.Секретари используют персональные компьютеры, телефонные системы, факсы и копиры. В некоторых случаях они используют диктофоны.
Советы по повышению эффективности
Секретарь, назначенный одному руководителю, представляет этого руководителя для общественности. Познакомьтесь с ключевыми контактами вашего босса и используйте их имена, когда они звонят или приходят в офис. Совершенствуйте свои навыки работы на компьютере, особенно с помощью базовых программ Microsoft Office, таких как Word, Excel и PowerPoint, чтобы повысить свою ценность.Пройдите курсы в местном местном колледже, чтобы улучшить свои знания английского языка, журналистики, математики и компьютерного программного обеспечения; некоторые компании платят за обучение, если курсы соответствуют вашей работе. Чем быстрее вы печатаете, тем больше работы вы можете выполнять, поэтому улучшайте скорость печати. Приходите на работу раньше, чем ваш начальник, и оставайтесь, пока он не уйдет, если ваш начальник работает в разумные часы. Предугадывайте потребности вашего босса, задавая такие вопросы, как: «У вас есть все подготовленные поездки к встрече на следующей неделе?» или «Вы нуждаетесь во мне в ежеквартальном отчете для предстоящего заседания совета директоров?» Ведите рабочий дневник и создайте календарь повторяющихся действий и заданий вашего босса.Регулярно проверяйте календарь, чтобы быть на шаг впереди своего босса, чтобы вы стали незаменимыми.
Информация о зарплате для секретарей и помощников по административным вопросам за 2016 год
Секретариаты и помощники по административным вопросам заработали среднюю годовую зарплату в размере 38 730 долл. США в 2016 году, согласно данным Бюро статистики труда США. С другой стороны, секретари и административные помощники получали зарплату 25-го процентиля в размере 30 500 долларов, что означает, что 75 процентов заработали больше этой суммы. Зарплата 75-го процентиля составляет 48 680 долларов, то есть 25 процентов зарабатывают больше.В 2016 году в США в качестве секретарей и административных помощников было занято 3 990 400 человек.
Технология сформировала описание должности секретаря, квалификацию и будущие перспективы трудоустройства для этих специалистов. Компьютеры позволяют передавать документы в электронном виде и легко доступны для просмотра. В определенных условиях технология может позволить другим взять на себя часть работы, традиционно выполняемой секретарями.
Как видно из приведенного ниже описания, обязанности, возможности для сертификации и факторы, определяющие определенные сектора экономики, могут позволить секретарям найти работу.
Обзор работы: что делает секретарь?
Описание работы секретаря включает в себя элементы привратника, средства проверки вызовов, средства подготовки документов и органайзера. Во многих кругах секретаря часто называют административным помощником или помощником по правовым вопросам из-за важной роли помощи профессионалу, менеджеру или руководителю. Выполняя роль помощника, секретари полагаются на компьютеры, умение использовать оборудование, организовывать и взаимодействовать с различными людьми внутри и вне организации.
Секретарь должностных обязанностей
- Отправка, передача и прием сообщений от телефонных звонков.
- Отвечать на электронные письма и другие сообщения, когда направлено.
- Тип, подготовка и редактирование писем и других документов.
- Расписание и календарь встреч, встреч и других мероприятий.
- Ведение и организация файлов, баз данных, записей и другой информации.
- Подготовка и отправка счетов и счетов.
Описание работы секретаря может быть адаптировано к конкретным параметрам работы.Например, юридические секретари готовят и обрабатывают такие документы, как контракты, исковые заявления, повестки в суд и судебные формы. В медицинском кабинете должностная инструкция секретаря включает расшифровку продиктованных медицинских отчетов и статей. Медицинские секретари могут также получать простые истории болезни пациентов, назначать прием или прием пациентов и выставлять счета пациентам или их страховым компаниям. Школьные секретари отправляют вызовы родителям, ведут или организуют школьные записи и отслеживают опоздания или ранние отъезда учащихся.
Секретарь основных навыков
Организация . Секретари должны иметь возможность правильно классифицировать, регистрировать и отслеживать документы по многочисленным вопросам или делам. Организационные навыки также означают отслеживание графиков, чтобы избежать перебронирования или пропущенных встреч или событий. Специалистам, которые полагаются на секретарей, может понадобиться конкретный файл или информация, и секретари должны иметь возможность быстро и быстро получить его.
Связь . Такие специалисты, как врачи, адвокаты, менеджеры, руководители и профессионалы, будут инструктировать секретарей о задачах, которые необходимо выполнить.Эффективное общение также означает прослушивание и общение с клиентами или другими лицами для точного получения контактной информации, причин обращения в офис и доступности для встреч или других мероприятий. По данным O * NET, примерно 91 процент секретарей ежедневно используют телефон в своей работе.
Компьютер. Секретари используют текстовые процессоры для ввода и редактирования документов. Также необходимы навыки работы с текстовыми процессорами, сканерами документов, базами данных и другими компьютерными приложениями.Приблизительно 86 процентов секретарей используют электронную почту каждый день на своей работе.
Написание. Способность писать электронные письма, сообщения, меморандумы и другие документы включает в себя правильное понимание и применение грамматики и синтаксиса. В адвокатской конторе секретарям может потребоваться ознакомиться с правилами цитирования дел, уставами и другими юридическими органами.
стать секретарем
Путь к тому, чтобы стать секретарем, предполагает сочетание некоторого образования и опыта.С трудоустройством в определенных условиях работы может прийти более специализированное или экстенсивное образование и обучение. Для полного обзора темы мы рекомендуем также прочитать описание должностных обязанностей офисного помощника.
Квалификация и обучение
Как минимум, секретарь должен иметь диплом средней школы. Компьютерные, текстовые и электронные таблицы в средней школе и колледже также помогают секретарям получить квалификацию.
Для тех, кто хочет работать в адвокатских конторах или других юридических учреждениях, курсовая работа должна подвергать кандидатов юридической терминологии и процедурам.У будущих медицинских секретарей, скорее всего, будут занятия по медицинским условиям и оплате медицинского страхования. Исполнительным секретарям, которые часто работают на корпоративных сотрудников и могут выполнять более широкие обязанности в отношении персонала или подготовки документов, скорее всего, потребуется степень бакалавра или, по крайней мере, занятия в колледже.
Обучение обычно длится несколько недель в более общих офисных условиях или в течение нескольких месяцев в профессиональных или отраслевых условиях.
Опыт работы
Настройка работы помогает определить количество необходимого опыта.Как правило, секретари в общих офисных условиях могут работать, работая в небольших офисах, выполняя относительно простые обязанности. Крупные работодатели или лица с несколькими офисами могут искать секретарей с большим опытом работы.
Получение сертификата, хотя и не является обязательным требованием, может улучшить перспективы работы секретарей. Международная Ассоциация Административных Профессионалов требует, чтобы кандидаты стали сертифицированными административными профессионалами, а также сдали экзамен для получения опыта административной работы не менее двух-четырех лет.
Legal Secretaries International требует не менее пяти лет юридического опыта для тех, кто стремится стать сертифицированным специалистом по юридическим вопросам. Кандидаты, отвечающие требованиям, могут быть сертифицированы в таких областях, как интеллектуальная собственность, уголовное право, имущественное право, гражданское судопроизводство и предпринимательское право.
Рабочее время
Как правило, секретари работают полный рабочий день, хотя некоторые работодатели могут использовать неполный рабочий день.
секретари обычно работают в будние дни.В школах и адвокатских конторах у секретарей обычно выходной. У школьных секретарей может быть несколько недель на праздники, связанные с Рождеством, и, кроме круглогодичных школ, есть несколько недель на летние каникулы. Адвокатские конторы, как правило, закрыты в дни, когда суды или правительственные учреждения закрыты.
В большинстве случаев секретари работают в дневное время, например, с 8:00 до 17:00. У некоторых медицинских секретарей может быть вечерняя работа или работа в выходные дни, поскольку кабинеты их врачей пытаются приспособить график работы пациентов.
Перспективы трудоустройства и возможности продвижения
По данным Бюро статистики труда США, занятость секретарей и административных помощников в целом должна вырасти на три процента, или 118 800, к 2024 году. Это ниже, чем темпы роста занятости на семь процентов для всех профессий.
Сокращение прогнозируется в области юрисконсультов (три процента), а также в области исполнительных секретарей и помощников исполнительных секретарей (шесть процентов). Компьютерные приложения, электронная почта и другие виды технологий позволяют профессионалам самостоятельно готовить и передавать документы, общаться с клиентами и другими сторонами и выполнять другие функции без необходимости секретарей.Судьи могут выполнять задачи, ранее выполнявшиеся юристами.
С другой стороны, сектор медицинских секретарей должен увидеть рост занятости на 21%. Спрос на медицинские услуги и на секретарей, способных обрабатывать счета по страхованию, должен возрасти из-за старения населения и расширения доступа пациентов к медицинскому страхованию. С ростом числа людей в возрасте 65 лет и старше появится больше пациентов, имеющих право на Medicare.
Опыт работы секретарем может привести к продвижению на такие должности, как офис-менеджер или руководитель.В юридической сфере секретари могут превратить свой опыт работы в юристов.
Заключение
Секретари должны иметь возможность отслеживать графики, организовывать записи и информацию, подготавливать документы профессионального качества и решать проблемы и потребности клиентов, руководителей и персонала. Компьютеры помогают секретарям выполнять эти задачи. Однако распространенность технологий может оказать давление на перспективы трудоустройства в будущем, поскольку компьютерные приложения и электронная почта могут позволить менеджерам или специалистам самостоятельно выполнять эти задачи.
Медицинские секретари могут иметь лучшие перспективы из-за расширения доступа к страхованию и большей потребности в медицинской помощи.